Ad un anno di distanza di lavoro da casa tutti noi abbiamo apprezzato ed odiato le caratteristiche dello Smart Working (o Remote Working) che intrinsecamente include opportunità e rischi

Provo a ripercorrere alcuni punti che ho imparato in questo periodo 

1. L’importanza della routine

L’hanno detto tutti dal primo momento ed è il consiglio numero 1. 

I modelli precedenti prevedevano per forza di cosa l’attuazione di una routing standard, più o meno strutturata: Sveglia, Preparazione, Spostamento, Pausa pranzo ecc. 

Il nuovo modello fluido potrebbe facilmente portarci a non standardizzare momenti e attività, passare dal letto al meeting e viceversa potrebbe essere deleterio per il fisico, per la mente e di conseguenza per la produttività. 

Quindi:

  1. Indipendentemente dagli impegni alzarsi sempre alla stessa ora, possibilmente abbastanza prima dell’orario di lavoro. 
  2. Non controllare il cellulare appena svegli. 
  3. Prepararsi, fare colazione e prendersi il tempo necessario per “mettersi in moto”. 
  4. Non usare una “divisa da casa”, cambiarsi come se si dovesse uscire ed incontrare persone. 
  5. Se si utilizza l’abito formale in situazioni normali, da casa puoi stare più comodo (camicia o polo) ma evitare un abbigliamento troppo sportivo o troppo “da casa”. 
  6. Fare una scaletta mentale della giornata che sta per iniziare e appuntare gli obiettivi della giornata
  7. Controlla ora il cellulare, affrontare immediatamente le urgenze da indirizzare se presenti. 
  8. Controllare poi l’agenda dei meeting pianificati nella giornata e riservarsi il tempo necessario per eventuali preparazioni prima delle riunioni. 
  9. Usare gli spazi di tempo rimanenti per lavorare alla scaletta quotidiana di attività.

2. Spazi per lavorare

Lo spazio non è solo una questione di funzionalità ne solo una questione di stile

La soluzione migliore è avere spazi in casa da dedicare in modo stabile allo Smart Working. 

Un “posto perfetto” è 

  • comodo per lavorare 
  • isolato rispetto al resto dell’appartamento 
  • differente dagli ambienti di relax 
  • con uno “sfondo” che ti rappresenti (personalmente o professionalmente). 

In molti casi, non ci sono in casa gli spazi perfetti, quindi bisogna trovare soluzioni creative come:

  • Se usi gli stessi ambienti, sposta gli strumenti di lavoro solo quando sono utilizzati, riposizionali quando invece non stai lavorando. 
  • Se usi lo stesso tavolo prova a coprire il tavolo con una “*tovaglia da lavoro”* diversa da quelle che usi quando pranzi. Ti aiuterà a vedere lo stesso posto in modo diverso rispetto al momento della giornata. 
  • Se condividi l’appartamento definisci regole condivise. 
  • Se condividi l’appartamento non pensare di avere “l’esclusiva” di un ambiente solo perché tu stai lavorando. Tutti hanno diritto ad utilizzare gli spazi anche solo per rilassarsi. 

3. Strumenti e momenti corretti 

C’è “modo e modo” e “momento e momento”.

Ogni strumento ha la sua maggiore efficacia se utilizzato per lo scopo per cui è stato progettato. Con gli strumenti analogici questa affermazione è tanto semplice quanto banale e altrettanto facile dimostrazione: non proviamo nemmeno ad utilizzare un cacciavite per svitare un bullone o un apriscatole per fare un buco nel muro. 

Nel mondo digitale, vista la flessibilità degli strumenti ed il marketing di chi li produce, non è altrettanto facile comprendere lo scopo naturale

A mio avviso:

  • Usare l’email come strumento di condivisione principale a meno che gli altri strumenti non risultino più efficaci
  • Usare il meeting quando ci serve confronto e solo in base a delle interazioni o risposte possiamo perseguire un obiettivo (o sviluppare un ragionamento) 
  • Usare i messaggi istantaneiprofessional” (aka teams) per trasferire velocemente informazioni in modo unidirezionale (es. ciao, ho finito quel lavoro) o per confrontarci in modo asincrono su cose non urgenti (es. quando hai la possibilità, mi dici se per te meglio A o meglio B
  • Usare i messaggi istantanei “personal” (aka whatsapp) per chiacchierare o mettersi d’accordo in rapporti di lavoro definibili “pseudo-personali” (es. domani pranziamo insieme?
  • Chiamare un collega al cellulare durante l’orario di lavoro solo se il suo stato sugli strumenti di collaborazione ti risulta disponibile (ma comunque, se puoi, chiamalo direttamente sullo strumento di collaborazione) 
  • Chiamare un “esterno” all’organizzazione al cellulare negli orari standard di lavoro. Puoi farlo in qualsiasi momento della giornata, non puoi sapere se è impegnato oppure no. Se lo è probabilmente non ti risponderà ma ti richiamerà
  • Non rispondere al cellulare se sei in call, richiama appena puoi. 
  • Se non è urgente, fuori dall’orario standard di lavoro, scrivi la mail ma pianifica l’invio per il mattino seguente
  • Se non è urgente, evita di scrivere messaggi istantanei fuori dall’orario standard di lavoro
  • Se non è urgente, evita di chiamare le persone al cellulare fuori dall’orario standard di lavoro

4. Agenda libera e condivisa 

Se non hai mai tempo non sei affatto figo

Bisogna fare attenzione e evitare di avere l’agenda perennemente occupata. Potremmo essere attratti da questo tipo di rappresentazione di noi stessi, come dire al mondo: Guarda io sono una persona molto importante, sono molto impegnato, lavoro tantissimo. 

Sono tutte affermazioni profondamente errate, la capacità di gestire il proprio tempo e la disponibilità nei confronti dei colleghi che hanno bisogno di un nostro contributo è l’indicatore di quanto siamo in grado di gestire le nostre attività ed il nostro contributo. 

Se hai l’agenda impegnata senza nessuno spazio per settimane potrebbe significare che:

  • Probabilmente partecipi a diversi meeting inutili o che comunque non è indispensabile la tua presenza. Prova a declinare quelli che pensi siano superflui. 
  • Probabilmente non sei a tuo agio quando vedi troppi slot liberi nella tua agenda, quindi organizzi riunioni pressoché inutili, impegnando a cascata il tempo dei dei tuoi colleghi. Evita di farlo. 
  • Probabilmente pensi che avere tanti impegni possa far pensare al tuo capo che stai lavorando, quindi capita anche che ne inserisci alcuni “fake” per evitare problemi. Evita di farlo. 
  • Probabilmente pensi che non avere spazio possa essere anche uno “status”, una sorta di indicatore di importanza o peso aziendale. Non è cosi. 

Non è “cool” essere sempre impegnati perché sarebbe come pensare che un ospedale che non può ricoverare un paziente perché non ha posti letto o che necessita di una tempo di attesa di 12 mesi per una ecografia è “cool”

Continua nel prossimo episodio…